O tempo é o ativo mais precioso que temos e ele não volta. Por isso a bota gestão do tempo é essencial para seus negócios crescerem e você se desenvolver com maior rapidez.
Com uma equipe pequena e principalmente sozinho precisamos fazer com que cada minuto de trabalho seja aproveitado ao máximo e que no fim de um período você tenha avanços significativos.
E tudo pelo hábito: A gestão de tempo é otimizada na medida em que visualizamos todas as nossas tarefas e percebemos como agimos frente a elas.
Você nunca percebeu que por vezes gasta tempo com e-mails desnecessários, redes sociais ou reuniões improdutivas? Além é claro de outras distrações que atrapalham o foco e o desenvolvimento do trabalho.
Pensando nisso, preparamos um guia com as principais ferramentas para você organizar suas tarefas entender melhor como gerenciar o seu tempo para a conquista de seus objetivos.
O que é gestão do tempo e qual sua importância?
A importância de realizar a gestão do tempo é algo que todo empreendedor deve ter bem claro em sua empreitada.
É importante ter em mente que o bom uso do tempo representa mais produtividade e consequentemente mais lucro.
É como uma engrenagem: Bom uso do tempo = + produtividade = + qualidade = + vendas.
Vamos pegar o exemplo de uma loja no varejo. Abrir e fechar a loja, gerir as vendas, controlar o estoque e o atendimento ao cliente precisam de tempo e aí então ele ser bem aproveitando faz muita diferença.
Mas você já parou pra pensar em como é a sua relação com o tempo? Separamos três vídeos para te ajudar a refletir sobre o assunto:
Desafios na gestão do tempo e da produtividade
O desafio é global porém nós brasileiros estamos um pouco atrás no quesito produtividade. Segundo o estudo da The Conference Board 2017/2018 aponta um dado preocupante: A produtividade do trabalhador brasileiro é de 25% da produtividade de um trabalhador americano.
O pior é que desde os anos 1990, esse dado permaneceu praticamente o mesmo.
Apesar do dado alarmante, uma clara oportunidade se apresenta: Se a concorrência tiver baixa produtividade, você terá mais oportunidades de negócios correto?
Então leve a sério a gestão do tempo. Pode parecer difícil mas é apenas uma questão de hábito e comportamento, basta incorporar na sua cultura de trabalho ou de sua equipe e de identificar tudo aquilo que para você é aparentemente irrelevante mas que pode te tornar mais improdutivo.
Gestão de tempo em pequenos negócios
Nos pequenos negócios gerir o tempo corretamente permite maior organização no trabalho e também o cumprimento com excelência das tarefas.
Em um negócio pequeno a estrutura é melhor e o tempo bem gerido permite dar conta de uma maior demanda quando necessário e evita processos desorganizados que descredibilizam a empresa.
Lembre-se: Organização e boa gestão do tempo andam de mãos dadas.
No artigo do portal Entrepreneur são listadas 3 dicas básicas para melhorar o gerenciamento do tempo:
- Eliminar distrações a todo custo
- Faça o que é mais importante primeiro
- Enxugue as tarefas ou as torne mais objetivas mas respeite o cronograma
Ferramentas para organizar tarefas
Trello
Com o trello, você cria um painel com os seus projetos e identifica o estágio das tarefas com prazos, checklists, comentários e arquivos. Quando alguma novidade nas tarefas acontece, você é notificado por e-mail.
Meistertask
Semelhante ao Trello, no Meister Task você cria painéis com projetos e distribuição de atividades. A ferramenta possui um contador de horas gastas em cada atividade que ajuda você a melhor a gestão do tempo no dia a dia.
Asana
Com a plataforma você pode montar painéis com os projetos e definir etapas e responsáveis. Além de adicionar icones de prioridades para as atividades, você visualiza as atividades dentro de um calendário, tornando mais organizado.
G Suite
O G Suite é a versão empresarial do conjunto de ferrramentas da Google. Agenda, Drive e Gmail, por exemplo, são centralizados em nuvem aumentando a produtividade e o trabalho colaborativo entre 2 ou mais pessoas.
Google Keep
Sabe aquele instante em que surge aquela ideia genial para criar ou resolver algo? Pois então, a Google pensou nisso e criou o Google Keep.
A ferramenta surge com a proposta de armazenar rapidamente todas suas ideias por meio de notas, voz, fotos, listas que você pode compartilhar com colegas, amigos e familiares.
Todoist
Com um design limpo, simples e à prova de distrações, o Todoist pode ser usado como uma ferramenta para organizar seus projetos e tarefas.
Análise Swot
A sigla é do inglês e remete a quatro elementos: Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
Forças: quais tarefas você desenvolve bem e tem conhecimento a respeito? Elas podem ser desenvolvidas primeiro para aproveitar melhor o tempo.
Fraquezas: de quais tarefas você não gosta, ou em quais áreas você ainda precisa adquirir conhecimento?
Oportunidades: quais são as possibilidades para explorar novas atividades e buscar conhecimento?
Ameaças: o que outros profissionais do mercado estão fazendo e quais fatores externos à empresa podem influenciar a sua atuação?
Técnica Pomodoro
Criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica serve para aumentar a produtividade e tem relação a boa gestão do tempo.
Você cria uma lista de tarefas e começa a marcar o cronômetro. Então, trabalha por 25 minutos sem interrupções. Ao fim desse tempo, você ganha cinco minutos para descansar a mente.
Completando esse ciclo de Pomodoros por quatro vezes, você faz um período de descanso maior: de 15 a 20 minutos. Depois, é só recomeçar a técnica.
Vale lembrar que, quando o fluxo de trabalho sofre uma interrupção, é preciso recomeçar do zero.